Suur-Savon Henkilörekisterit

Työnhakijarekisteri

Työnhakijarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1.     Rekisterinpitäjä

 

 Työnhakijaprofiilin tietojen osalta Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) on rekisterinpitäjä.

Työnhakutietojen (hakulomake ja sen liitteet) osalta rekisterinpitäjänä on Osuuskauppa Suur-Savo.
2.     Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi
3.     Rekisteriasioita hoitava henkilö Henkilöstöpäällikkö Tuula Lyytikäinen, tuula.lyytikainen@sok.fi
4.     Rekisterin nimi Työnhakijarekisteri
5.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Työnhakuprosessin hoitaminen valittaessa henkilöitä Osuuskauppa Suur-Savolla avoimeksi tuleviin tehtäviin
6.     Henkilötietojen käsittelyn peruste Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet

Suostumus, soveltuvin osin
7.     Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
8.     Käsiteltävät henkilötiedot Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esihenkilön nimi- ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että ne on erikseen ilmoitukseen kirjattu. Ei ole oletuksena.

Työhakemuksessa: Pakolliset: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielitaito (mikäli asiaa on kysytty), oletko aikaisemmin työskennellyt S-ryhmässä ja miten kuulit meistä.

Vapaaehtoiset: osoite, tehtäväkohtaiset kysymykset, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), tutkintotiedot, työhistoria.

Työnhakija voi liittää myös omia CV-tietoja tai muita liitteitä.

Hakija voi halutessaan luoda hakijaprofiilin.

Rekrytoinnissa voidaan käyttää tarpeen mukaan myös soveltuvuusarviointeja ulkoisen kumppanin suorittamana. Kumppanille toimitetaan tällöin hakijan nimi, puhelinnumero ja syntymäaika.

Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä hakijan luottotiedot saatetaan tarkistaa.

Suorahaku: työnantajayritys voi hakea työntekijöitä myös suorahaulla. Tällöin haussa saatetaan käyttää yhteistyökumppania ja käsitellään soveltuvin osin edellä mainittuja tietoja henkilön omalla suostumuksella.

Rekisterinpitäjä (työnantaja) voi kerätä työnhakijoiden tietoja esimerkiksi rekrytointimessuilla ja -tapahtumissa.
9.     Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä.

 

Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria
10.  Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään, tähän pyydetään työnhakijalta lupa erikseen (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta), tai tästä ilmoitetaan erikseen (esim. luottotietojen tarkastus).
11.  Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella.  Tietoja saatetaan luovuttaa myös S-ryhmän ulkopuolella hakemuksia käsitteleville sopimuskumppaneille.
12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
13.  Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Työnhakutietoja säilytetään 2,5 vuotta siitä, kun kyseinen rekrytointi on suljettu, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Säilytysajat perustuvat tasa-arvo-, rikos- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
14.  Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
15.  Suostumuksen peruuttaminen Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.  Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
16.  Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.
17.  Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18.  Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Tietojen käsittelyssä noudatetaan yksilön tietojen käsittelyä, suojausta ja luovutusta koskevaa lainsäädäntöä sekä SOK-yhtymän ja alueosuuskauppojen tietoturvaohjeita.

Lokitiedostojen avulla järjestelmästä on mahdollisuus selvittää mm. väärinkäytökset sekä rekisteriin tehdyt muutokset.

Rekisterin käyttöoikeudet on tarkkaan määritelty ja rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.

Manuaalisesti kerättyjä henkilötietoja käsittelevät vain ne työnantajan palveluksessa olevat henkilöt, jotka hoitavat ja ottavat osaa rekrytointeihin.

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Käytämme Google Analytics -evästettä kävijäseurantaan ja rekrytointimarkkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen.